Thuiswerken: 3 Tips Voor een Betere Verbinding met Je Bedrijf

Hoe communiceer je bedrijfsbeslissingen en updates naar je collega’s en klanten, nu iedereen op afstand werkt? Houd dagelijks een videovergadering met een kleine communicatiecel van medewerkers uit elk team. Zorg dat zij op hun beurt hun collega’s informeren.

Een voorbeeld? Wij bij Dstny verdubbelen tijdelijk de mobiele data voor onze klanten om het afstandswerken te vergemakkelijken. Het hoe en wat van deze maatregel bespraken we eerst tijdens de dagelijkse conferencecall met onze teamleads. Die brieften daarna hun collega’s via videocall of chat.  Zo deelt ieder van ons – van IT-technicus tot marketingmedewerker – dezelfde boodschap aan onze klanten. Daarnaast communiceren we de maatregel ook via onze blogs en mailings: zo weten onze klanten en relaties precies op welke dienstverlening ze kunnen rekenen.

Om een videocall met meerdere deelnemers vlot te laten verlopen, houd jij je best aan  een paar communicatieafspraken. Zorg voor een strakke agenda die je op voorhand communiceert. Duid een moderator aan die alle schermen in het oog houdt en de spreker aanduidt. Alleen wie aan het woord is, zet zijn microfoon aan: zo vermijd je dat je door elkaar praat. Wie het woord wil overnemen, steekt de hand op of  geeft via de chat aan dat hij of zij iets te melden heeft. Laten ‘horen’ dat je akkoord gaat met wat een collega vertelt? Een emoji-duimpje via de chat doet wonderen.

Hoe blijf je tijdens de lockdown toch bereikbaar voor je klanten, als was je in volle bezetting op kantoor?

Bij Dstny communiceren we via een softphone-oplossing: telefoniesoftware waarmee we vanaf elke pc, smartphone of tablet online bellen, chatten en virtueel vergaderen – binnen één eigen, gesloten cloudnetwerk. En dat is een zegen bij het thuiswerken. 

Onze vaste lijnen en de gsm’s van onze collega’s zijn via een telefooncentrale in de cloud met elkaar verbonden. Zo schakelen we oproepen vlot naar elkaar door – waar we ook zijn en via welk toestel we ook communiceren. Die telefooncentrale beheren we  eenvoudig vanop afstand via een onlineportaal. We zetten een  keuzemenu op voor de inbeller en bepalen bij welke collega de oproep binnenkomt. Is die even niet beschikbaar, dan zorgt een watervalfunctie ervoor dat de beller automatisch een andere medewerker aan de lijn krijgt – volgens de vraag die de klant via het keuzemenu opgaf. Het is dus erg belangrijk dat de opties voor het keuzemenu juist zijn ingesteld, zodat klanten zo snel mogelijk hulp krijgen van de juiste persoon.

Ieder van ons houdt bovendien via zijn pc-scherm zicht op collega’s, klanten en projecten. Doorverbinden naar een collega thuis? Op het portaal zien we meteen wie de telefoon kan opnemen. Heeft onze klant een vraag over een lopend project? In het geïntegreerde CRM raadplegen we de statusupdate, zien we meteen wie van onze collega’s voor de opdracht verantwoordelijk is en schakelen we door. Dat is een geruststelling voor onze klanten, ze weten dat ze meteen de juiste persoon aan de lijn krijgen.

En dan zijn er de samenwerkingstools van de softphone.  Als we die gebruiken, lijkt het tijdens meetings alsof we in dezelfde ruimte zitten: we zien elkaar, delen schermen en notities of geven commentaar via de chat. Niet alleen handig, maar ook erg veilig omdat we niet met open systemen werken .

Speciaal voor onze klanten deelden we een handleiding waarmee ze de softphonesoftware ook in hun cloudoplossing kunnen integreren. Zo kunnen al hun thuiswerkende medewerkers veilig en vanop een centraal portaal chatten, conference- en videocalls opzetten, de beschikbaarheid van een collega checken, en vooral: vlot naar elkaar doorschakelen. Willen onze klanten het aantal gebruikers later verminderen? Dan kan dat in een handomdraai.

Hoe geven we thuiswerkende collega’s de toegang die ze nodig hebben tot cruciale bedrijfsgegevens? Bij Dstny logt iedereen – van waar dan ook – in op ons privé bedrijfsnetwerk met een VPN-client op een firewall in de cloud. Iedereen heeft toegang tot de gegevens die ze nodig hebben en waartoe ze gemachtigd zijn, dankzij de authenticatie die is geïntegreerd in onze Active Directory. Zo hebben ze toegang tot alle informatie en applicaties op ons privénetwerk, waar ze zich ook bevinden. We beveiligen dat netwerk met één enkele cloudoplossing – er zijn geen lokale on-site firewalls nodig. Dat betekent dat we altijd en overal veilig kunnen communiceren en werken, vanaf elk apparaat. En nu ieder van ons van op een andere plek inlogt op ons netwerk, pasten we de bandbreedte aan. Als het gros van onze collega’s straks weer gewoon op kantoor zit, schalen we die weer even gemakkelijk naar beneden.

Heb je vragen, of wil je advies om snel en eenvoudig het thuiswerken met je collega’s te verbeteren? Geef ons gerust een belletje: we zijn ondanks die lastige weken gewoon altijd bereikbaar.